Curso Intermedio de Tableau

mario

Curso Intermedio de Tableau

mayo 19, 2022
, 1:32 am

En este curso intermedio de tableau veremos distintos conceptos para profundizar en el aprendizaje de este Software, aplicado a la práctica en el ámbito empresarial. Para este curso ocuparemos una base de datos de ejemplo de un producto “Manjar” la cual cuenta con diversas columnas como año, mes, fabricante, venta en pesos, venta en kilos, venta en unidades, entre otras varias.

Objetos de Tableau

Tableau cuenta con distintos tipos de objeto que mencionaremos y veremos en mayor profundidad en esta misma sección más adelante. Estos son los siguientes:

Dimensiones: Títulos o variables.
Miembros: Lo que está dentro de la dimensión.
Medidas: La cuantificación posible de la dimensión (color verde).
Parámetros: usada para que el usuario pueda escoger distintas variables.
Grupos: Para agrupar variables que queremos meter en un solo segmento.
Conjuntos: Para poder realizar Ranking de nuestros datos.

Opciones para reducir el tamaño de las columnas de una tabla

Muchas veces nos sucede que tenemos números demasiado grandes o muchos datos para nuestras columnas y no se logran apreciar todos. Es por esto que para reducir el tamaño de las columnas tenemos 3 opciones:

Convertir la información a un número más pequeño, por ejemplo de pesos a millones, para tener menos ceros.
Limitar el número de periodos (Años, meses, días).
Cambiar el ancho de la pantalla.

Para cambiar el ancho de la pantalla, nos vamos al menú principal, en la sección donde dice Estandar, le damos a Ajustar Anchura, y la información se apretarán en el ancho. Pero puede suceder que al apretar los números sean demasiado grandes y no se muestren en la tabla, como es este caso.

Para limitar el número de periodos, tomamos la variable meses que se debería encontrar en nuestras columnas, la agarramos mientras presionamos la tecla control o la buscamos en el costado y lo colocamos en los filtros y lo soltamos. Nos preguntará cuántos meses quiero filtrar y los seleccionamos. Si queremos volver a editarlo, nos vamos a filtro, presionamos Editar Filtro y seleccionamos nuevamente los periodos que queremos.

Para dividir el dinero de pesos por un millón , debemos crear una fórmula la cual hay varias maneras de hacerla:

Donde dice Buscar, en la barra lateral izquierda, al lado nos encontramos con una flecha hacia abajo, la apretamos y ahí seleccionamos la opción Crear Campo Calculado.
Otra manera de hacer las fórmulas es irnos a las pestañas de arriba en Análisis y seleccionar Crear Campo Calculado.
Y otra alternativa, es colocar el cursor en la barra lateral izquierda en alguna zona blanca, boton derecho y le damos a la opción Crear Campo Calculado

Una vez hemos dado click a la opción crear campo calculado se nos abrirá una ventana, para crear nuestra fórmula. Le damos un título (por ejemplo Ventas Mill$), agarramos la medida, Vta Pesos y lo arrastramos y luego lo dividimos (/) por 1000000. Abajo nos dirá si el cálculo es válido.

Teniendo nuestra fórmula creada reemplazamos Vta Pesos, por Ventas Mill$. Para reemplazarla simplemente la situamos sobre la anterior.

Ahora para editar las fórmulas, me voy a la medida creada y presionamos sobre ella en la flecha hacia abajo, seleccionamos editar y podemos cambiar el nombre o la fórmula.

Tableau tiene miles de fórmulas ya hechas, que podemos ver en la barra de la derecha. Si seleccionamos una por ejemplo Trim, nos explica que es para remover los espacios y nos dice cuáles son los argumentos a utilizar y me da un ejemplo.

Darle formato a los números

Colocamos el puntero sobre algún número, apretamos botón derecho y le damos a formatear. Tableau nos da 3 pestañas para modificar: hoja, filas y columnas.

Nos situamos en la pestaña hoja, y un poco más arriba, en Campos, nos dice el campo que vamos a modificar, seleccionamos por ejemplo Ventas Mill$, y en esta sección puedo realizar cualquier cambio de formato que afectará a estos valores, como por ejemplo colocarle un decimal, seleccionando en Número, personalizado, 1 decimal.

Si quiero cambiar los colores del fondo de nuestra hoja de trabajo, hacemos click derecho sobre los números, me voy a formatear, luego sobre las 3 pestañas mencionadas anteriormente donde dice Sombreado (una cubeta de pintura) y en Hoja de trabajo, le damos el color y cambia todo el fondo. En Panel nos dice el color que será dentro de la tabla.

Para no perder una hoja que ya hice se usa generalmente duplicar, nos vamos abajo a la pestaña y le damos click al botón derecho duplicar y le cambiamos el nombre.

Ahora para graficar

Dependiendo de las variables que tenga en el Worksheet, nos vamos a la pestaña “Mostrarme” y ahí, Tableau nos recomienda los gráficos que podemos utilizar.

Por ejemplo podemos seleccionar un gráfico de barras apiladas. Si lo pone muy compacto y queremos utilizar el máximo del ancho posible nos vamos arriba donde sale Estándar para seleccionar Vista Completa (Tanto en lo horizontal como vertical, aprovechará el espacio que dispone).

Para que los números aparezcan en cada color de las barras, hacemos click en la variable que tenemos en la fila en este caso SUM(Ventas Mill$) y nos vamos al recuadro llamado Marcas, que regula el formato de los gráficos y de las tablas. En la parte que dice Etiqueta, presionamos y seleccionamos el recuadro Mostrar Etiquetas De Marcas, para que nos muestre las etiquetas. Si queremos que nos aparezcan todas las etiquetas, le damos a la opción en el mismo recuadro, Permitir que las etiquetas se superpongan a otras marcas (en este caso no lo haremos ya que se vería desordenado).

Ahora que ya pusimos los números dentro de las barras, podemos sacar la regla de al lado. Le damos click derecho sobre la regla y desactivamos la opción Mostrar Encabezado.

Si quiero hacer una segunda serie abajo, para comparar con la de arriba (que por ejemplo la de arriba sea ventas en millones y la de abajo sea venta en kilos). Tengo 2 opciones:

Arrastro Vta Kg al lado de Ventas Mill $ en las filas.
Y la segunda opción la veremos en esta misma sección más adelante.

El color lo podemos asignar a cualquier variable que queramos. Para sacarle los colores a un gráfico, hago click sobre la variable en filas que quiero modificar. Luego en Marcas, en la parte de abajo donde sale una variable con un simbolo de 4 pelotas de colores, la arrastro y la elimino (En este caso sólo estaría mostrando el total por mes, en cambio antes tenia el total por mes y los fabricantes según color).

Ahora si quiero por ejemplo mostrar en color el segmento, escojo la dimensión segmento la tomo y la arrastro al color (primero habiendo clickeado en uno de las variables verdes en las filas) y me descompone la venta total en los segmentos. También por ejemplo, podemos colocar que a pesar de que la barra sea más alta porque tiene más ventas, también lo haga con el color, colocando en color Vta Kg (en el gráfico de abajo).

Ahora queremos sacar la regla del eje, pero queremos dejar los títulos de al lado, presionamos sobre la regla, botón derecho y editar. Me voy a Marcas de graduación y seleccionamos Ninguna. Como también en la pestaña General podemos editar el título o borrarlo.

Para ordenar por ejemplo los fabricantes, dentro de una misma columna apilada hay varias maneras:

Una de ellas, es por fórmula.
Otra manera es ordenarlo manualmente, agarrando un segmento y moviéndolo
Y otra forma que veremos más adelante

Creación de fórmula y parámetros

Para este caso crearemos un filtro, con el cual podamos escoger entre ver las ventas en unidades, Millones de pesos o kilos. Para realizar esto, lo debemos hacer en dos etapas:

Primero crearemos el parámetro, un selector, nos dejará escoger entre ventas en pesos, unidades o kilos. Nos vamos a la flecha que está al lado de Buscar, en Crear Parámetro. Le damos un nombre, por ejemplo Tipo de venta. En Tipo de datos, le ponemos por ejemplo Entero, que será un número el que alimentará la fórmula. Seleccionamos en Valores Permitidos, Lista e ingresamos los parámetros.

Si el valor es 1 se visualizará como Vta millones $
Si el valor es 2 será Vta en unidades
Si el valor es 3 será Vta Kg y le damos Aceptar

Por lo cual ahora tengo un parámetro (#) llamado tipo de venta y que para ponerlo en la hoja de trabajo, hago click en la flecha y le damos a mostrar parámetro (pero si lo muevo aún no pasa nada).

La segunda etapa es crear una fórmula, seleccionamos crear campo calculado. Le damos el nombre por ejemplo Vta en Mill-Unids-Kg y anotamos la siguiente fórmula para esto.

CASE [Tipo de venta]

WHEN 1 THEN [Vta Pesos]/1000

WHEN 2 THEN [Vta Uni]/1000

WHEN 3 THEN [Vta Kg]/1000

END

Ahora tenemos una medida que varía según lo que le diga. Tomamos esta nueva variable (Vta en Mill-Unids-Kg) y la reemplazamos en la variable anterior que tenemos en verde. Y ahora tenemos una serie que varía según lo que queramos escoger.

Si se nos llega a perder el menú de la izquierda, apretamos arriba en Formato, Fuente y nos aparece el menú principal cerrando el que apareció recientemente.

Creación de Grupos (Signo Clip)

Podemos realizar grupos de todo lo que queramos, periodos, marcas, fechas, etc. Para este ejemplo, desplegaremos Fabricantes en las filas, donde veremos varios. Los grupos sirven si solo queremos visualizar un par de marcas y todas las demás juntarlas en un grupo llamada otras.

Para esto tenemos 2 maneras:

Una es manual: Manteniendo la tecla ctrl apretada, seleccionamos todo lo que queremos agrupar, le damos al botón derecho y presionamos Grupo y todo eso lo agrupa en un solo grupo. Como título nos da la unión de todas las descripciones, le damos al botón derecho Editar Alias y le ponemos el nombre que queremos. (Le cambia el nombre a la variable por su nombre original y entre paréntesis Grupo)
La segunda opción, es presionando en la flecha de al lado de la variable que le haré un grupo y seleccionar crear grupo. Seleccionamos todas las marcas que queremos agrupar, con la tecla control y luego presionamos Grupo y le damos Aceptar.

Conjunto o Sets

El conjunto sirve para por ejemplo hacer un Top 5 o un conjunto de las Marcas que más ventas obtienen.

Tomamos la dimensión segmento y lo ponemos en los filtros, e inmediatamente nos dirá cuales segmento queremos, le podemos decir todos o escoger uno o varios. Como yo quiero ir cambiando el segmento, necesito decirle que necesito una parte donde el filtro se vea, para esto seleccionamos la opción, en la flecha de segmento en el filtro, Mostrar Filtro y ahí nos mostrará todos los segmentos.

A este filtro podemos decirle que queremos seleccionar solo un segmento a la vez o varios a la vez y la manera de hacer esto, es dando click en el botón derecho (en el filtro, en la barra lateral que tenemos) y luego seleccionar la opción que queremos.

Ahora por ejemplo, también podemos colocar la dimensión creada anteriormente donde teníamos la venta en pesos, unidades o kilos, la metemos en los valores, y luego en los parámetros le damos a Mostrar parámetro a la variable que creamos para esa dimensión.

Para realizar el TOP 5, tenemos 4 formas de hacerlo:

Manual: Ordenamos nuestros datos de forma descendente y luego presionando la tecla CTRL (sin soltarla) seleccionamos las 5 primeras marcas, y en las opciones que nos aparece en vez de ponerle el clip, le pongo el símbolo de dos conjuntos (Crear conjunto), le damos nombre y aceptar. Luego nos aparecerá una nueva dimensión con el nombre que le pusimos y el símbolo de conjunto. Por lo cual la manera en que le decimos a Tableau que muestre algo que está en los sets, es tomando el set y ponerlo en los filtros y automáticamente muestra el Top 5 Marcas. Pero es manual, no dinámico

La segunda forma es yendo a la variable que tenemos en las filas, por ejemplo Marca. Esta variable la buscamos en la barra lateral, le damos en la flechita y en la opción Crear, Conjunto. Le damos nombre, ponemos Seleccionar desde esta lista, para seleccionar los que nosotros queramos de la lista, pero si los escojo manual (para saber el top 5) tendría que ir 1 por 1 a ver sus ventas y esto no es viable. Es por esto que Tableau ya trae una opción de Top, en la pestaña Límite.

Ahora si queremos poder escoger cuantos valores mostrar 5, 10, 20, etc. Debemos crear un parámetro para alimentar el Top N. Creamos el parámetro dándole un nombre, le decimos que la variable es un entero, le damos un intervalo para que no podamos colocar números negativos y le damos aceptar. Ahora creamos el conjunto, en la pestaña Límite, Por campo, en vez de poner el número le damos el parámetro y le damos aceptar. Ahora arrastramos el conjunto creado a los filtros, luego buscamos el parámetro creado Top N y seleccionamos Mostrar Parámetro, para poder escoger la cantidad de marcas que queramos ver.

La tercera manera de hacer ranking, es usando una opción que tiene Tableau para hacer ranking. En la variable Vta pesos, unidades o kilos (en verde) apretamos la flecha de al lado, y seleccionamos la opción Cálculo de tabla rápida, Clasificación. Así obtenemos un ranking de nuestras marcas sin embargo la venta desaparece y solo nos queda un índice. Para solucionar esto simplemente podemos agregar nuestra venta en una columna al lado del índice.

La cuarta manera de calcular el Top N es creando una fórmula llamada index. Seleccionamos crear campo calculado, le damos nombre Index N por ejemplo y escribimos lo siguiente: INDEX()<=5 . Le damos aceptar y esta fórmula la arrastramos a los filtros. Esta nos dará la opción de verdadero o falso y seleccionamos para que nos deje solo los elementos verdaderos.

Market Share

El cálculo del Market Share o Cuota de Mercado, es una medida ampliamente usada en la industria para saber el porcentaje de participación que tiene una marca, empresa u otra variable. Para calcular el Market Share, en la práctica, se realiza simplemente dividiendo por ejemplo las ventas de una marca por el total de ventas de todas las marcas en el mismo periodo.

Para realizar este cálculo, pondremos a las Marcas en las filas, el año en las columnas, tomamos nuestra medida creada Vta pesos, unidades y kilos y la colocamos en los valores. (y también le damos a mostrar el parámetro tipo de venta). Ponemos también la dimensión Segmento en los filtros, le decimos que tome todo por ahora y le damos a Mostrar Filtro.

Para calcular el Market Share tenemos 2 formas:

Con tabla rápida, sin fórmula. Tomando solo lo que está desplegado en el Tableau
Con fórmula (LOD Level of detail, es decir fórmulas que van por dentro del Tableau)

Cálculo del Market Share con tabla rápida (Símbolo Triángulo)

La variable en verde Vta pesos, unidades y kilos, seleccionamos la flecha hacia abajo, y presionamos sobre la opción Cálculo de tablas rápido y luego seleccionamos Porcentaje del Total.

Acá Tableau divide la venta por el total, pero no sabe si es el total de un fabricante de todos los años, o el total de la suma de todos los fabricantes. Por lo cual hay que decirle si la división es hacia abajo o hacia al lado.

Para decirle esto, tiene que tomar como 100% la venta del año. Apretamos nuevamente nuestra variable en verde, la opción, Calcular usando, Tabla (Abajo). Así nos estaría dando el market share sobre el total mercado.

Podemos validar esto, yéndonos a la pestaña Análisis (Al lado de Datos). Agarramos Totales y lo ponemos para que dé el total de la columna.

Si quisiéramos cambiar el nombre de Grand Total por ejemplo, le damos botón derecho sobre la variable. Presionamos Formatear, y abajo en Etiqueta podemos editar el título.

Si queremos agregar o quitar decimales, le damos boton derecho al numero, Formatear, nos vamos arriba donde están los campos, y nos muestra la tabla rápida (la que está con %), la seleccionamos y ahí podemos controlar en la pestaña Panel (que es el lienzo donde está la data) en Números, Porcentaje, la cantidad de decimales.

También podemos pedirle que nos ordene los datos, por ejemplo nos vamos a la dimensión Marca que tenemos en Filas, en la flecha hacia abajo seleccionamos Ordenar, puede ser de forma manual, o por una variable (Campo), le decimos que variable, ascendiente o descendiente y cerramos.

Cálculo del Market Share con fórmula

Ahora volvemos a realizar los pasos anteriores en una nueva hoja de trabajo, pondremos a las Marcas en las filas, el año en las columnas, tomamos nuestra medida creada Vta pesos, unidades y kilos y la colocamos en los valores. (y también le damos a mostrar el parámetro tipo de venta). Ponemos también la dimensión Segmento en los filtros, le decimos que tome todo por ahora y le damos a Mostrar Filtro.

Para hacerlo con fórmula debemos crear dos fórmulas, una para el numerador y otra para el denominador. En este caso, una fórmula que nos vaya a buscar la venta por fabricante por año y la divida por la venta total.

Haremos la primera parte que es el numerador, nos vamos a Crear campo calculado. Le damos el nombre a la fórmula, por ejemplo Venta por Marca, no le pondremos pesos ni kilos ni nada de eso, porque haremos la variable que combina todas. Para hacer esto, Tableau ocupa una sintaxis que es la siguiente:

{fixed [Marca],[agno],[Segmento],[mes]: SUM([Venta en Mill-uni-kg])}

Este es el comando para extraer la venta por marca, anual o mensual y por segmento (o también se puede leer: según marca, año o mes y segmento, traeme la venta en millones, unidades o kilos). Si no le pongo por ejemplo año, me traería el total de todos los años, pero como le pongo año me trae el total por cada año y así lo mismo para las otras variables. Por lo tanto ahora si yo despliego esta variable en las columnas

Ahora para hacer el denominador, duplicamos la variable que hicimos recientemente y luego le damos a editar, le cambiamos el título, Venta total o mercado. Editamos la fórmula, le sacamos la variable Marca, ya que sacandole eso significa que calculará el total y no por fabricante:

{fixed [agno],[mes]: SUM([Venta en Mill-uni-kg])}

En filtro, colocar las variables en Gris es ponerlas en contexto, es decir que haga primero una variable, después otra y después por ejemplo, saque el total. En este caso pondremos en contexto la variable Marca que se encuentra en filtros.

Ahora haremos una variable para que haga la división entre las dos anteriores. Le damos nombre Share por fabricante por ejemplo, tomamos la primera variable que creamos en suma y la dividimos por la segunda sumada:

SUM([Venta por fabricante]/SUM[Venta Mercado])

Y ahí ya tengo mi Market Share calculado y le damos Aceptar.

Ahora a la dimensión creada le diremos que debe ser porcentaje. Para esto presionamos botón derecho sobre la variable creada y nos vamos a Formatear, Número, Porcentaje y le damos un decimal.

Ahora arrastramos nuestra fórmula creada a los valores del lienzo, y nos da nuestro share por fabricante que debe ser el mismo creado por la forma anterior.

Otra manera de chequear es decirle que haga un Reference line (al realizar un gráfico de barras), una opción que tienen los gráficos donde yo pueda poner un total arriba. En el eje del costado apretamos botón derecho y ahí presionamos Añadir línea de referencia. En Alcance, le ponemos Por Celda, para decirle que será por barra y en Valor al lado derecho, seleccionamos la opción Total. En Etiqueta le decimos que será un valor. En línea, Ninguno, que no sea con ninguna barra abajo y nos pondrá el 100%, pero no ordenado. Para arreglar esto presionamos botón derecho sobre el 100, le damos Formatear y en Alineación, lo alineamos al centro.

Fechas

Para Tableau las variables año y mes, que tenemos en esta base de datos, no lo entiende como fecha.Para decirle a Tableau que hay un campo que es una fecha, debemos crear una fórmula, cuya sintaxis es la siguiente:

MAKEDATE(INT([variable_año]),INT([variable_mes]),1)

Lo que le decimos es lo siguiente, crea una fecha con el entero del año (ya que el año es un string, por ejemplo 2020 es un texto), después le decimos, el mes también es un texto y lo quiero como entero y por último, como no tengo información de días, le ponemos un 1 y tenemos listo el campo fecha y el Tableau lo entiende como fecha, con las distintos formatos de ella, año, trimestre, mes y día.

Ahora desplazamos el campo fecha creado hacia las Columnas y el campo nos permite hacer Treel down, si hacemos click en el cuadrado con el más, nos abre a Trimestres, y si abrimos eso nos muestra los meses. (Esto es importante por si nosotros por ejemplo queremos ir a buscar el último mes o el último mes -1).

Calcular la última fecha disponible

Para realizar este cálculo se hace mediante la siguiente sintaxis:

{ FIXED : MAX([Fecha])}

Me saca el máximo de esta expresión que es la fecha, le damos nombre por ejemplo Last date. Esta fecha (Last date) en conjunto con la fecha creada anteriormente (Fecha), se ocupará bastante para poder crear las demás fechas que crearemos un poco más adelante.

Calcular la penúltima fecha disponible

Si es 4 será Último año

Ahora crearemos una fórmula, le damos a crear campo calculado, le damos nombre, por ejemplo periodo actual (e) y escribimos la siguiente sintaxis:

CASE [Parámetro periodo actual]

WHEN 1 THEN [Ult 4]

WHEN 2 THEN [Ult Q]

WHEN 3 THEN [Ult semestre]

WHEN 4 THEN [Ult año]

END

Ahora para verlo teniendo la fecha que creamos en nuestras filas, llevamos la dimensión que recién creamos Periodo actual y las llevamos a los valores del lienzo. También el parámetro que creamos le debemos dar a Mostrar Parámetro. Y así tenemos nuestro super filtro, donde podemos escoger el periodo que queremos mostrar.

Ahora haremos lo mismo pero para el periodo anterior

Buscamos la fórmula que creamos recientemente Periodo actual y la duplicamos para posteriormente editarla, cambiandole el nombre (Periodo actual AA), mantengo el parámetro, pero las fórmulas las cambio por las mismas pero del periodo pasado.

Entonces ahora tenemos 2 super periodos Periodo actual (e) y Periodo actual (e) AA. Ahora podemos crear una nueva fórmula con estas dos fórmulas creadas recientemente, para saber la diferencia entre dos periodos.

Creamos la fórmula, le damos nombre, Diff venta y arrastramos los campos:

SUM ([Periodo actual (e)])-SUM([Periodo actual (e) AA])

La ponemos en nuestro lienzo y podemos hacer esto mismo para el porcentaje de crecimiento. Le damos nombre, Var % y arrastramos los campos:

([Diff venta])/SUM([Periodo actual (e) AA])

Vamos a la fórmula click derecho o flecha hacia abajo, Propiedades determinadas, formato de número y porcentaje y la arrastramos al lienzo.

Ahora teniendo estas variables de venta las podemos transformar en share con tabla rápida, apretando click derecho sobre periodo actual y luego el pasada, en verde, le damos a Calcular tabla rápida, Porcentaje del total, y después mostramos el total abajo.

Pero ahora perdimos nuestras ventas del periodo pasado y actual, pero las podemos volver agregar arrastrandola al lienzo.

También podemos crear una fórmula que calcule los puntos que perdimos, creando una fórmula, tomando los periodos que se encuentran en verde con el triángulo de tabla rápida, con la siguiente sintaxis:

Periodo actual (tabla rápida) – Periodo pasado (tabla rápida)

Ahora en Propiedades determinadas, Formato de número, le decimos que es porcentaje y la arrastramos al lienzo.

Ahora si quisiéramos que los números salgan rojo o azul dependiendo si pierden o ganan puntos, movemos la variable puntos al color, y editamos los colores, le ponemos rojo y azul y en Pasos ponemos 2. Luego en Avanzado, seleccionamos Comienzo 0 Fin 0.

Si queremos mostrar solo una fila de algo que tengo en Filas, hacemos click derecho sobre la variable en Filas y la ponemos en filtro.

Exportar desde el tableau a diversos formatos

Una tabla es más fácil exportarla a excel. Nos vamos a Hoja de trabajo, exportar, Tabulación cruzada a excel y nos abrirá un excel, con el mismo layout.

También podemos hacer lo mismo mandándolo a un PDF. Nos vamos a Archivo, imprimir en PDF. Puede ser una o seleccionar varias hojas, seleccionado abajo con control todas las pestañas que quiero exportar y después sigo el paso de arriba y le damos aceptar.

Y por último también podemos enviarlo a power point, nos vamos a Archivo, Exportar a PowerPoint.

mario